Las Redes Sociales en los eventos

Las Redes Sociales en los eventos

El uso de las Redes Sociales (RR.SS.) es vital a la hora de planificar un evento o jornada de interés. Un buen uso de estas herramientas 2.0 garantiza la difusión del evento en Internet y multiplica su difusión. Además, el contacto entre profesionales que tiene lugar antes y después de los eventos a través de las Redes Sociales enriquece de forma notable a los mismos.

Sobre éste tema hoy nos habla nuestra colaboradora en comunicación, especialista en la gestión en RRSS de eventos y en Marca Personal, Laura Vilanova;

Lo primero que tenemos que hacer cuando nos encargan la comunicación on line del evento es informarnos de quién es nuestro público objetivo: ¿A quién va dirigido el evento? Todas las acciones que realicemos en las Redes tienen que ir encaminadas al sector al que nos interesa llegar. No es lo mismo dirigirse a empresarios que a universitarios ni tampoco un evento de moda que uno de algún colegio profesional del sector químico, por ejemplo. Cada uno utiliza un canal, unas RR.SS. y un lenguaje propio.

Todas las acciones que realicemos en las Redes Sociales tienen que ir encaminadas a este público objetivo. ¿Y cuál va a ser la primera acción tras conocer la audiencia? Realizaremos un estudio para conocer quiénes son los ‘influencers’ que nos van a ayudar en la gestión 2.0 del evento (algunos pueden ser los propios organizadores del evento, los ponentes, personas del sector con mucho renombre…). Y no olvidéis que hay que conquistarlos porque ¡van a ser nuestro apoyo en todas las acciones que realicemos!

Conociendo el público, el contenido del evento y con nuestros ‘influencers’ convencidos… ¡comenzamos a planificar!

Antes del evento

Objetivo: Dar a conocer el evento y las posibilidades que ofrece.

Acciones:

  1. Apertura de cuentas del evento en las RR. SS. que hayamos elegido en función del tema y del público.

  2. Difundir toda la documentación relativa al evento en las RRSS (en distintos formatos), resolver dudas, incluso, facilitar la inscripción.

  3. Anunciar el hashtag oficial en todos los canales posibles (Redes Sociales, web, folletos, mailing)

  4. Difundir el blog o web del evento.

  5. Recopilar los perfiles 2.0 de los influencers que asistirán al evento y animar a los asistentes a darlo a conocer en las RR.SS.

  6. Apoyarse en las RRSS de la organización ya existentes para dar a conocer el evento y el hashtag.

Durante el evento

Objetivo: Ofrecer a los asistentes todas las posibilidades de compartirlo a través de las RRSS y facilitar toda la información al público que no pueda asistir al evento poder seguirlo a través de Internet.

Acciones:

  1. Si es posible (si contamos con medios técnicos) retransmitir las actividades en streaming.

  2. Aportar contenido de calidad en RR. SS. (documentos, presentaciones, fotografías, pequeños vídeos del evento)

  3. Monitorizar todo lo que se dice del evento y difundir lo más interesante.

  4. Realizar y colgar vídeos del evento en Youtube.

  5. Actualizar el blog lo más rápidamente posible durante el evento (con asistentes, participación, comentarios…)

Después del evento

Objetivo: Recopilar y difundir las conclusiones y momentos más importantes del evento, así como lo comentado en Internet (blogs , webs y redes sociales). Favorecer que se siga hablando del evento en Internet.

Acciones:

  1. Gestionar un canal de comunicación 2.0 para sugerencias y comentarios.

  2. Difundir en todas las RRSS las informaciones aparecidas en distintos medios sobre el evento.

  3. Elaborar y difundir un resumen de lo más relevante del evento.

  4. Recopilar en el blog todas las entradas que aparezcan acerca del evento en canales digitales (otros blogs, páginas webs)

Estas son algunas de las claves para utilizar las RR.SS. en los eventos. Su uso, ¡por supuesto!, variará en función del tipo de evento. Pero lo que está claro es que son imprescindibles a la hora de conseguir que se hable de tu evento y, por lo tanto, de tu organización o producto.

La comunicación on line del evento es clave para el éxito del propio evento y es importante que el servicio de organización y planificación del evento tenga una estrecha relación y complicidad con la empresa encargada de la difusión del ‘gran día’.

Laura Vilanova Pelluch

www.lauravilanova.com

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