25 Jun Evento Perfecto -5 Ingredientes clave-
El evento perfecto será aquel que vaya ligado al objetivo que se desea alcanzar con dicha celebración.
Un evento tiene distintas finalidades. Si nos centramos en eventos corporativos podríamos decir que su finalidad es acelerar o consolidar un proceso. Como por ejemplo; realzar un producto, captar nuevos clientes, fidelizar a los ya existentes, tener motivado al equipo o consolidar su marca (branding).
Perfecto Anfitrión les trae algunos ingredientes que no deben faltar en un evento perfecto.
Hay muchos más y, para mí, excepto el primero que es por dónde deberíamos comenzar, los demás no tienen que tener un orden específico, todos tienen la misma importancia.
5 ingredientes para el evento perfecto:
El brief o informe.
Es el documento o memoria en el que está escrita la mayor parte de información para tomar acciones en ese evento perfecto. El para qué es el evento, objetivo, estrategias de marketing, target o público objetivo.
En ocasiones el brief lo realiza el cliente, pero para comodidad de estos lo ideal es que la organizadora del evento obtenga a través de él las preguntas necesarias. En el brief emplearemos el tiempo necesario ya que es el esqueleto del evento.
Dentro del brief está:
- El objetivo (el para qué), la finalidad de ese evento perfecto. Su claridad es esencial para su evaluación una vez culminado el evento.
- La estrategia de marketing; los pasos a seguir para dar a conocer el evento y sus objetivos a través de una selección del mercado al que se desea llegar y la definición de la impronta que se desea instalar en la mente de los clientes.
- Target o lo que en marketing llamamos, «público objetivo». Ningún producto/servicio está dirigido a todo el mundo. Es muy importante definir el público a quién va dirigido el evento perfecto.
La temática/creatividad.
Todo evento tiene que tener una temática. La temática cuenta una historia de principio a fin, hilada en su conjunto para que el evento resulte armonioso. Cuando la temática está bien definida es la creatividad la que da color y vida a esa historia. La creatividad en grande nos puede llevar a un evento sonado, pero cuidado, no todo vale para todos los eventos. Temática y creatividad realizada por expertos.
El cronograma.
El evento lleva una serie de actuaciones, antes, durante y después del evento. Estas actuaciones pueden ser una tras otra o simultáneas en el tiempo. El cronograma lleva detalle de cada una de estas actuaciones, es decir, cada uno de los movimientos, hora, número de personas, etc.
La comida.
Hoy en día la gastronomía ha tomado un gran protagonismo en los eventos. Con la comida transmitimos sensaciones y emociones. Es por ello que también se cuida mucho la creatividad y su maridaje a la hora de confeccionar los menús. Y sobre todo, muy importante, calcular bien la cantidad por comensal.
El equipo.
Y para terminar, no por ello menos importante, el equipo. Sin él no se pueden llevar a cabo las acciones. El equipo debe ser profesional, motivado, amable, con vocación de servicio y, ¿cómo se consigue esto? Pues con un gran líder, capaz de transmitir todo ello al mismo tiempo que es uno más de ellos, sólo que llevando la batuta para dirigir, todos trabajando para un mismo fin, el éxito del evento perfecto.
A Perfecto Anfitrión le encanta hacer de vuestras ideas los mejores eventos soñados.
