La organización de un evento es el puzzle de varios elementos  que componen el mosáico (el evento). En la culminación de éste no se pueden ver las piezas, solo la obra, el mural completo. Para organizar un evento llevaremos a cabo una serie de acciónes (piezas del puzzle) que nos llevará a un resultado (mural), dependiendo de cómo hayamos realizado esas acciones obtendremos un resultado u otro.

EL OBJETIVO

El objetivo, es lo que se quiere conseguir de un evento. Si se trata de un evento corporativo; quizá se quiera unir a su equipo, dar visibilidad a su empresa, crear marca, agasajar a clientes, empleados, proveedores, y aún en este caso, se podría definir un objetivo.

En caso de ser una celebración social, una boda por ejemplo, es importante identificar cómo desea la pareja que sea su boda, qué les gustaría vivir ese día, qué tipo de boda quieren. Aquí me gustaría hacer un paréntesis, las wedding da da su gran creatividad, suelen comenzar a hacer infinitas sugerencias, está bien sugerir y abrir la mente de tus clientes pero no olvidemos que, casi siempre, los novios ya saben lo que quieren, escuchemos y hagamos realidad su sueño, no el nuestro.

LA PLANIFICACIÓN

Una vez definido el objetivo comienza la planificación.  Es la hoja de ruta de la cual van a partir todas las acciones . La planificación nos marca todo un modo de hacer y si nos desviamos o perdemos en alguna de las acciones, volveremos a nuestra planificación.

En la planificación se definen la temática, qué colores, formas, estilos vamos a utilizar. Los medios, la búsqueda del lugar de celebración. Los proveedores, decoración, fotografía, vídeo, catering, etc. Es decir es el tronco del árbol, este tronco (planificación) y sus ramas (acciones y recursos) forman el Evento.

LA COORDINACIÓN

Una vez tenemos la planificación bien definida comenzamos a buscar todos los recursos necesarios, el lugar de celebración, el cátering, la decoración, sonido, iluminación, etc. Todo y solo lo necesario para realizar este evento, a veces necesitaremos muchos recursos y otras veces menos. Elige siempre a los mejores, tener una buena cartera de proveedores te da mucha tranquilidad y garantía de éxito.

Coordinar parece una tarea fácil, nada más lejos de la realidad. Algo muy importante a tener en cuenta en el apartado de coordinación es la capacidad de dialogo, sé exigente al mismo tiempo que utilizas la empatía, el equilibrio te ayuda a hacer grandes equipos, y el equipo humano es el noventa por cien de quien depende un evento. Cuida a tu equipo, siéntete orgulloso de él y haz que a ellos les encante trabajar contigo.

TIMING:

En vuestra experiencia cliente, ¿cómo os habéis sentido al perder el tiempo en una larga cola? o ¿esperando un segundo plato que no llega?

El timing es la herramienta por excelencia del evento. El tener organizados los tiempos te da tranquilidad y te hace poner foco en lo que tienes que hacer en cada momento. A veces hay que elaborar un documento con los tiempos centrales del evento y otro más personalizado para cada proveedor. Es necesario que todo los miembros de tu equipo tenga conocimiento de qué tiene que hacer en cada momento.

Y estos son los 4 tips que hoy os dejamos para la organización de vuestro evento, recuerda que  en Perfecto Anfitrión podemos ayudarte en la organización y así optimizar tu tiempo.